無駄な会議していませんか？
こんにちは。平日にブログ書くのは大変ですね。
今日は「無駄な会議」について、書こうと思います。10年前に自分がメモしていたことを書き起こしたものになります。当時はいらいらしていたのかな（笑）今の会社は、ほとんど会議がないし、自分もここにあるような無駄会議を招集することはないので、少し懐かしさを感じる記事になっています。
会議とは？
- 会議とは「企業が短時間で最適な決断を下すうえで有効な仕組み」
- 複数の参加者から必要な情報を吸い上げることができる。
- それを材料にして議題を様々な視点から検証できる。
→ その場で意思決定ができる。
会議に求められてることは？
- 出席者がその後の仕事を遂行するに十分な情報を注入できる
- 生産的に、会議の中で問題を解消していく
〇良い会議のタイプ（役に立つ会議）
- 意思決定する・問題を解決するタイプ
・○○○について考える（決める）会議
・○○○対策会議 - 課題を抽出するタイプ
・ブレインストーミング（課題・アイデア抽出）
・ワールドカフェ - 意思統一・一体感・帰属意識の醸成を図るタイプ
・キックオフ会議（方針の共有、役割の明確化など）
・オールハンズ - 参加者の教育・スキル向上できるタイプ
・勉強会（ノウハウの共有）
・成功・失敗事例のレビュー会（教訓の共有） - 最新情報が聞けるタイプ
これらの中には、電子メールや掲示板で出来るレベルもあり、必ずしも集まる必要があるとは限らないことに注意が必要。
▲悪い会議のタイプ（役に立たない会議）
- 報告会タイプ
・単なる報告会になっている
・議題もないのに慣例化している
・電子メールや電子掲示板で事足りる内容 - 独演会タイプ
・いつも同じ人ばかりが話をしている
・声の大きい人の意見が通る
・自分の意見を強硬に主張して，他の参加者が発言する機会を奪う
→「話したいだけ」「自己顕示欲」を満たしているだけ
→ 否定的な発言が多く、話が前に進まない
→ 他の参加者が混乱し、貴重な時間が奪われる - 尋問会タイプ
・責任を追求するだけで何の問題解決にもなっていない
・欠席裁判をする - 恫喝会タイプ
・いじめや見せしめ
▲悪い会議の共通点
- 生産的でない
- 議長が機能していない
・話している内容が、本来のテーマからずれてしまう
→ 論点がずれて判らなくなる - だらだらと結論が出ない
→ 何が決まったか判らないまま会議が終わる - 「遅刻者、欠席者がいる」「なぜ呼ばれたかわからない人がいる」
・決めなければいけないことが決められなくなったりして進行に支障が出る
▲悪い会議が及ぼす影響
- 社員のやる気が低下する、会議と聞いただけで気分が沈む。
- いかにも仕事をしている錯覚にとらわれる
→ 現状のわずらわしい仕事から解放される口実を得られる。
→ おまけに、会議はともすれば「責任」を分散してくれる。 - コスト意識が低下する。
- 決まったことが、実行に移されない。
→ 決まったことをやらなくても済む風土が根付いてしまう。
★良い会議をするためのポイント
- 会議の目的を明確にする。
- 会議を上手に進行する人を議長にする。
・発言の機会を平等に与えたり、結論に導くためのファシリテーションが重要 - 事前に準備をする
・わざわざ集まる必要性があるか考える。
・電子メールや掲示板で済んだりしないか。 - 適切なメンバーが召集されているか考える。
- 資料は、あらかじめ配布しておく。
- 1時間以内で済むように工夫する。
長くなってしまいました。
自分が会議を招集するときは、ぜひ気をつけたいものですね。では。
