伝わらないビジネス文章
みなさん。おはようございます。
今朝は、会社でよく見かける伝わらないビジネス文書について書きたいと思います。
伝わらないビジネス文章
書き手が、文章で相手に何かを伝える場合、テーマがあり、相手に期待する反応があると思います。
上司からの曖昧な指示、部下も良くわかってないが材料は集めましたって報告する文章、よくあるあるです。
相手の知りたい内容と、相手にどうしてもらいたいか、がないとビジネスコミュニケーションはなりたたない。つまり話が進まない。
コミュニケーションを設定する
伝わる文書を書くためにはコミュニケーションの設定が大切になります。
コミュニケーションの設定とは、「テーマの確認」と相手に「期待する反応の確認」を中心に行います(その他としては、読み手と書き手を確認することがあります)。
テーマ確認の確認手段としては「問い」に置き換えることです。問いに置き換えるとは「現状はどうなっているのか?」「課題はなにか?」「アクションはなにか?」に分解することです。
次に、期待する反応については「理解してもらう」「フィードバックしてもらう」「動いてもらう」に大別することができ、これを具体化します。
期待する反応を具体化して、それを最も引き出せる「問い」の答えについて、ぶ厚く書くことが、納得感のある文章の基本になると思います。両者がかみ合ってないと、ちぐはぐな文章になってしまいます。
ではまた。